メリット Merit

紙での収集・管理で生じる手間やリスクは、システム化により軽減できます。

紙管理における課題 番号管理Box/番号Post導入によるメリット
収集方法
  • マイナンバー収集対象者(従業員等)のスケジュールに合わせた時間調整と場所の確保が必要
  • 一括収集ができない。
マイナンバー収集対象者(従業員等)がPC、スマートフォン等を利用して、いつでもどこでもマイナンバーを簡単登録
  • マイナンバー収集対象者(従業員等)のマイナンバーを一括収集
  • 収集時の紙の喪失リスクなし
  • 収集状況も画面上で簡単確認
本人確認 チェックに時間がかかる スマートフォンやカメラで撮影した本人確認書類データをマイナンバー収集対象者(従業員等)にアップロードしてもらうだけでOK
  • チェックディジットや本人確認証憑の組合わせチェック機能により、誤登録を防止
  • 本人確認支援機能により、スムーズな証憑確認が可能

紙管理における課題 番号管理Box/番号Post導入によるメリット
利用
  • 必要なデータを手動で探すこととなり、時間がかかる
  • 情報の増減が生じた場合に整理しづらい
高い検索性
  • 条件を指定するだけで、必要な情報を簡単に抽出
  • 情報の追加時も整理整頓などの手間は不要
年末調整
源泉徴収票等へのマイナンバーの印字
  • 人事・給与システムに手動でマイナンバーを入力する必要がある
  • 人事・給与システムでは、対応できない帳票がある(支払調書等)
既存の給与システムの改修が不要で、源泉徴収票や支払調書などの一般的な帳票のみならず、独自デザインの帳票作成が可能
  • 既存の給与システム等からマイナンバーが付いていないデータを読み込み、マイナンバーを印字
  • 電子申請等で使用するマイナンバー付きの暗号化したデータの出力も可能

紙管理における課題 番号管理Box/番号Post導入によるメリット
保管・廃棄 不要になったマイナンバーと印字書類の保管期間を管理し、保管期間が過ぎた場合に適切に廃棄する必要がある 保管期限が到来したマイナンバーを操作ログを残したまま自動的に削除

紙管理における課題 番号管理Box/番号Post導入によるメリット
ログ記録 運用状況・利用実績を紙で記録 マイナンバーの操作ログを自動で管理
  • 「いつ」
  • 「誰が」
  • 「どの情報」を操作したのか記録
アクセス権限
閲覧者を限定するのが困難であり、アクセス権限が分けられない 細かい権限設定が可能
  • 事務取扱担当者
  • 番号提供者
不正アクセス防止 紙文書では暗号化が困難であり、不正アクセスかどうか判断できない 高いセキュリティ
  • 暗号通信、ユーザ認証
  • DB やダウンロードデータの暗号化

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