SmartKMS SharePoint連携オプション -高速・全文検索でSharePointをもっと便利に!-

「SmartKMS/SharePoint連携オプション」は、SharePoint内のデータに対して「高速検索」「全文検索」を可能にするソリューションです。

Microsoft SharePoint(シェアポイント)は、企業がドキュメント管理・コラボレーションを行うためのプラットフォームです。SharePointにより、技術情報、営業情報、研究情報など様々な情報を簡単に登録することができ、企業内のナレッジを集約することができます。

一方、ナレッジ活用においては、SharePointの他、ファイルサーバ、ドキュメント管理システム等、様々なシステムが利用されていますが、「ナレッジを見つける」というプロセスの中で、以下7つの課題をお聞きすることがあります。

【7つの課題】

  1. 部署や個人が独自のルールで文書を登録。フォルダを見ても欲しい情報がどこにあるか分からない
  2. フォルダを探すのではなく、検索機能で素早く情報に辿り着きたい
  3. 検索結果がでるまでに時間がかかる
  4. 検索で必要な情報がヒットしない。検索アルゴリズムが分からない
  5. ファイルの中身まで全文検索を行いたいが、インデックスサーバの構築や運用が大変
  6. ファイルサーバ、データベース等、たくさんの社内システムが乱立し、どこに情報が入っているか分からない
  7. 部門毎に個別のシステムを導入しており、部署を超えたナレッジ共有が行えない
ナレッジ活用の悩み

ナレッジを有効に活用にするためには、「ナレッジを一元化し、その情報に簡単にアクセスできること」が重要です。いくら役に立つナレッジがあっても、ユーザが簡単に素早くアクセスできなければ「使われないナレッジ」になってしまいます。

この課題解決のためのシステムが、「SmartKMS」及び「SharePoint連携オプション」です。

SmartKMSは、組織の持つ有益な情報・知識(ナレッジ)を一元管理するナレッジマネジメントシステムです。社内のファイルサーバ、グループウェア、データベースの他、インターネット上の情報等、様々な入力ソースから自動的にドキュメント・情報を収集します。さらにSharePoint連携オプションを利用することで、ドキュメントライブラリ、お知らせ等、SharePoint内のデータも収集することができます。
一元化した情報は、独自の検索エンジンにて高速な検索が可能となり、ファイルの中身まで全文検索ができます。またAI関連技術である機械学習(マシンラーニング)の活用により、ナレッジを自動的にカテゴリに分類・推薦し、必要なナレッジに素早く到達可能です。
シェアポイント、Notes/Domino、ファイルサーバ等の情報を一元化、高速検索が可能
SmartKMS及びSharePoint連携オプションの活用により、以下のメリットを得ることができます。
  • 指定したスケジュールで各システムのドキュメント・情報を自動的に収集
  • SharePointを含む各種社内システムの情報、インターネット上の情報を一元化
収集
  • 独自の検索エンジンにより、SharePointを含む各種ドキュメント・情報を高速に検索
  • ファイルの中身も全文検索。該当箇所をハイライトし分かりやすく表示
  • 多次元フィルタリングにより検索結果をカテゴリ、文書作成者等で絞込み(ドリルダウン表示)
高速・全文検索
  • 特許技術の機械学習により、収集した各ナレッジの相関性をシステムが自動的に分析
  • 分析結果を利用して、検索結果に加え、相関性の高いナレッジをシステムが推薦(レコメンド)
  • 新たなナレッジとの出会いが、組織の知を集結させ、新たな価値を創造
高速・全文検索

株式会社LIXIL様

AI搭載ナレッジマネジメントシステムにより研究結果を共有

ー新たな研究成果創出に向け検証を開始ー

株式会社LIXILでは、大量の研究結果(ドキュメント)を一元化したがその検索性に課題があった。そこで更なる研究開発力の向上に向け、AI(人工知能)を搭載したナレッジマネジメントシステム「SmartKMS」の検証を開始。研究結果をはじめとした各種ナレッジの共有・検索基盤の強化に向けた取り組みをスタートした。

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