地方公共団体

文書管理システムとDugongを連携!

文書登録時の決裁をスピーディーに



お客様の情報

業種

地方公共団体(市役所)

従業員/職員数

約850名

本拠地を含めた拠点数

約30ヶ所



課題

  • 文書管理システムに文書を登録する際には、「起案用紙」を起票し、関係者の承認を得る必要があった。
    一方、起案用紙は紙で運用していたため、印刷の手間、紛失のリスク等が課題となっていた。
  • 起案用紙は、多くの関係者から承認を得る必要があり、決裁に時間がかかっていた
ワークフローシステムで課題を解決

Dugongによる解決策

  • 「文書目録管理システム」とDugongをシステム連携
    文書目録管理システムに文書を登録すると、Dugongが「起案用紙」フォームを自動起票。
  • 決裁の滞留を防ぐため、並列で承認が可能な経路を設定。
ワークフローシステムで課題を解決

導入効果

  • 決裁を得るための「起案用紙」は印刷が不要になった。
  • 順序を問わず承認が可能となったため、決裁完了までの期間を短縮
    どこまで承認が終わったかも一目瞭然。
  • 紙を回覧する必要がないため、複数の拠点を跨ぐ場合でも決裁期間が短縮、紛失リスクも軽減