導入事例
地方公共団体
文書管理システムとDugongを連携！
文書登録時の決裁をスピーディーに
■ お客様の情報
| 業種 | 地方公共団体（市役所） |
|---|---|
| 従業員/職員数 | 約850名 |
| 本拠地を含めた拠点数 | 約30ヶ所 |
■ 課題
- 文書管理システムに文書を登録する際には、「起案用紙」を起票し、関係者の承認を得る必要があった。
一方、起案用紙は紙で運用していたため、印刷の手間、紛失のリスク等が課題となっていた。 - 起案用紙は、多くの関係者から承認を得る必要があり、決裁に時間がかかっていた。
■ Dugongによる解決策
- 「文書目録管理システム」とDugongをシステム連携。
文書目録管理システムに文書を登録すると、Dugongが「起案用紙」フォームを自動起票。 - 決裁の滞留を防ぐため、並列で承認が可能な経路を設定。
■ 導入効果
- 決裁を得るための「起案用紙」は印刷が不要になった。
- 順序を問わず承認が可能となったため、決裁完了までの期間を短縮。
どこまで承認が終わったかも一目瞭然。 - 紙を回覧する必要がないため、複数の拠点を跨ぐ場合でも決裁期間が短縮、紛失リスクも軽減。
