株式会社林原 SmartKMS導入事例
研究関連情報をSmartKMSで一元管理
ー 研究関連情報を有効に活用できる環境の整備を開始 ー
株式会社林原は、「研ぎ澄まされたバイオの力で、独創的な新素材開発に挑戦し続ける企業」を理念とし、トレハロースをはじめとする機能性糖質と機能性色素の研究開発、製造販売を行い、生み出された製品は、食品・化粧品・医薬品・農業・工業分野など暮らしの幅広い分野で利用されている。同社の製品の多くは、独自に開発した技術から生まれたオリジナル製品であり、「他社がやらないような独創的な研究を行う」という研究開発姿勢、取り組みにより市場でも高い評価を得ている。
同社研究部門では、研究関連情報の管理・運用のシステムに課題があり、研究関連情報を有効に活用できる環境整備に向け、ナレッジマネジメントシステム「SmartKMS」の導入を開始。研究報告書をはじめとした研究関連情報の一元管理・運用、活用への取り組みをスタートした。
課題
- ① 既存の文書管理システムの検索性が低く、求めている研究報告書が見つからない
- ② ファイルサーバーでの資料管理におけるフォルダ区分、ファイル命名規則などの運用ルールの徹底が難しい
- ③ 研究関連情報が年々増加し、必要な情報が探しづらく、検索に時間かかる
期待する効果
- ① 全文検索、あいまい検索、同義語検索が可能になり、検索性が向上
- ② 検索性が向上したことで、フォルダ区分、ファイル命名規則の設定を厳密に行う必要がなくなり、運用・管理が容易に
- ③ 研究関連情報の管理を一元化し、検索時間を短縮。これまで気づくことのなかった過去の研究と新しい研究との関連性を発見
今回の取り組みについて、株式会社林原 研究部門 研究推進室 日野 克彦氏にお話を伺った。
課題
ー 「目的の資料が見つけづらい、探しにくい」ー
研究部門ではこれまで、研究に関する資料を文書管理システム、ファイルサーバーで管理。また、Webや有償の情報検索ツール、論文複写サービスを活用し、研究関連情報の収集を行っている。
「文書管理システムでは研究報告書を保存し、ファイルサーバーでは研究報告書以外の実験データや実験の計画書などの実験に関わる資料を保存しています。研究部門では、研究テーマが決まると過去にどのような検討をしていたのか、どこまで取り組まれていたのかなど、過去の知見を確認した上で、研究が重複しないようにしています。また過去に止まってしまった研究も技術の進歩により新しい方法で取り組む場合もあります。研究部門にとって、研究報告書は貴重な財産となっています。」（日野氏）
一方、文書管理システム、ファイルサーバーの運用を続ける中で「検索性」に課題を感じるようになったという。
「文書管理システムでは、大文字や小文字を全て区別して検索されてしまい、あいまい検索ができませんでした。また、研究で使用する同義語がたくさんある一方、そうした同義語を検索できる機能がなく、目的の資料がなかなか見つからないことが課題でした。検索性が低いことで、研究員からも『システムが使いづらい、もう少し探しやすくしてほしい』との要望が挙がっていました。」 （日野氏）
こうした課題に加え、運用面の課題もあったという。
「ファイルサーバーでの管理では、フォルダ区分やファイル命名規則などの運用ルールを作りましたが、ルールを徹底することができませんでした。また、研究関連情報が年々増加している影響で必要な情報を探しにくく、検索に時間がかかってしまうことも課題となっています。これまでにも全文検索システムの導入を検討したことがありますが、自社に合ったシステムがなかなか見つからず断念し、課題を抱える中で文書管理システムと社内ファイルサーバーでの運用を続けていました。」 （日野氏）
選定理由
ー 文書管理システムとファイルサーバの情報を一緒に管理、検索できる ー
これらの課題を解決するため、研究関連情報を有効に活用できる環境整備に向けて『全文検索システム』をキーワードに幅広くソリューションを探していた。そのような中、全文検索機能を有するナレッジマネジメントシステム「SmartKMS」に目が留まる。
「全文検索機能に加えて、
- ファイルサーバだけでなく、インターネット、グループウェアやデータベースの情報を収集できること
- ワークフロー機能・版管理機能も有しており、文書管理システムとしても利用できること
など、文書管理システムとファイルサーバの情報を一緒に管理、検索できる機能に期待し、トライアルの感触も良かったためSmartKMSを選定しました。」（日野氏）
期待する効果
ー「検索効率の向上」と「検索時間の短縮」ー
こうしてSmartKMSを活用した研究報告書をはじめとした研究関連情報の一元管理・運用への取り組みをスタートした。
「文書管理システムで管理していた約16,000件の研究報告書のSmartKMSへの移行を進めており、情報検索の効率化を図りつつあります。また、ファイルサーバーの情報とWebの情報もSmartKMSの収集機能を活用して研究報告書と一緒に管理し、必要な情報を迅速かつ容易に検索できるシステムの構築を始めています。」 （日野氏）
取り組みを進める中で、SmartKMSに期待する効果について日野氏はこう語る。
「あいまい検索、同義語検索が可能となり、検索結果に表示される資料の件数が増え、今まで見つからなかった資料が検索できている印象があります。これまでと比べると検索性に違いを感じています。また、検索性の向上により資料のフォルダ区分、ファイル命名規則の設定を厳密に行う必要がなくなり、運用・管理も簡単に行えると思っています。」 （日野氏）
検索性の向上に加え、情報収集・検索時間の短縮効果にも期待を寄せている。
「社内に分散していた研究関連情報を一緒に管理・検索できるようにすることで情報収集・検索の時間を短縮できればと考えています。情報収集・検索に時間を費やす研究員も多くいるため、SmartKMSの利用により空いた時間を研究の時間に充てる取り組みを進めていきます。」 （日野氏）
さらに、SmartKMSの活用を続けることで、これまで気づくことのなかった過去の研究と新しい研究との関連性を発見するきっかけにつながることも期待されている。
今後の展望
ー ノウハウの蓄積と活用 ー
検索性の向上と検索時間の短縮に向けSmartKMSの導入を開始した同社。今後のシステムの活用やシステムに期待することを伺った。
「エキスパート機能を活用して、これまでの研究ノウハウを蓄積し次世代につなげる活用を考えています。資料として残らない情報や属人的になりがちな情報をQ&Aとして残したいと思っています。また、研究関連書籍の目次情報や新刊誌のWeb情報などをSmartKMSで収集し、普段あまり読まれていない書籍の情報に触れる機会を設けることも考えています。」 （日野氏）
「今後のシステムに期待することとしては、研究報告書の中には手書きの情報も多く、手書きの資料の内容も検索できるようになればと思っています。OCR機能の追加を期待しています。」（日野氏）
研究報告書の移行とファイルサーバー、Webからの情報収集の環境構築を行った上で、研究員に研究関連情報の収集・検索機能を利用してもらうことを当面の目標に進めている。まずは、研究員にSmartKMSをいかに活用できるのか、運用方法等を理解してもらうこと、研究員への意識づけが重要であると日野氏は語る。今回の取り組みが、研究関連情報を有効活用できる環境整備に繋がっていくことだろう。
※SmartKMSは株式会社電算の商標または登録商標です。その他記載されている商品名・サービス名は各社の商標または登録商標です。
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※記載内容は2020年2月現在のものです。
